Порядок оформлення первинних документів регулюється Законом України Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні від 16.07.1999 за №996-XIV (далі – Закон №996) та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 №88 (далі – Положення №88).
У ст. 9 Закону № 996 встановлено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. У зв’язку з цим у видатковій накладній варто вказувати посадових осіб, які її складають. Зазначення цих реквізитів дозволить у майбутньому визначити, чи мала право особа, що поставила факсимільний підпис на видатковій накладній, на вчинення таких дій.
Законом № 996 застосування факсиміле для підпису первинних документів не передбачено. Зазначені документи підписуються особисто та/або із застосуванням електронного підпису відповідно до Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Закону України “Про електронний цифровий підпис”.
Проте, відповідно до п. 2.5. Положення № 88 документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.
Згідно з п. 2.5 Положення № 88, використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства. Має бути присутня угода сторін зі зразками власноручних підписів.
Відповідно до п. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.
Таким чином, у разі використання факсимільного підпису сторони повинні у Договорі або у додатковій угоді до Договору письмово узгодити можливість такого підпису. Тобто, єдиною можливістю підтвердження факту вчинення правочину з використанням факсиміле – є погодження щодо можливості використання такого факсиміле, на якому мають стояти власноручні підписи представників сторін Договору.